07/04/2020 – Home office em tempos de quarentena (07/04/2020)

Photo by Annie Spratt on Unsplash

A prática de permitir que ao menos parte da equipe trabalhe de casa, o home office, deixou de ser opção para virar a única alternativa para muitas empresas se manterem funcionando durante a quarentena da pandemia Covid-19. O modelo já vinha ganhando espaço nos últimos anos com a transformação digital da economia. De acordo a Pesquisa Nacional por Amostragem de Domicílios (PNAD) Contínua Anual, do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), entre 2012 e 2018, o número de brasileiros trabalhando de casa passou de 2,7 milhões para 3,85 milhões. Com o coronavírus, porém, o home office ganhou novo ritmo quase da noite para o dia. A ponto de empresas de aluguel de notebooks terem dificuldade para atender o pico de demanda gerado pelo início do período de quarentena.

A boa notícia é que, independente do tamanho da empresa, permitir que as pessoas trabalhem de casa pode dar muito certo. No Banco Neon, por exemplo, a produtividade das equipes de atendimento aumentou 13% com os empregados em casa, diz o diretor Jean Sigrist. Segundo ele, a companhia, que já adotava a prática em um ou dois dias da semana para parte da equipe, colocou praticamente 100% dos cerca de 800 funcionários em home office em meados de março. “A satisfação dos trabalhadores melhorou com a proximidade da família, na segurança de casa, e com a economia no tempo de deslocamento”, afirma.

Mas a mudança também pode causar dor de cabeça. O que faz a diferença é a forma como a infraestrutura e as equipes são preparadas e gerenciadas à distância, dizem empresários e especialistas. Por isso, a The Funnel preparou um guia com três questões fundamentais para evitar problemas na hora de adotar e tocar o trabalho remoto em sua empresa.

Infraestrutura é fundamental

O primeiro passo para colocar equipes em home office é olhar para a infraestrutura disponível, diz Maria Eduarda Silveira, gerente de recrutamento da consultoria Robert Half. Antes de mais nada, afirma a executiva, é preciso garantir que os profissionais terão computador, acesso à internet e os aplicativos e plataformas de trabalho usadas pela companhia. São todos pré requisitos para a comunicação com a empresa. “Com a crise do Covid-19, muitas empresas que trabalhavam com desktop interno tiveram que ir atrás de notebooks para poder fornecer para os funcionários corporativos”, afirma a executiva.

Uma boa forma de dimensionar as necessidades de cada área é fazer inicialmente uma pesquisa com os empregados sobre os equipamentos de que dispõem. A recomendação é da PontoTel, plataforma de gestão de frequência (registro do ponto, tratamento do ponto e gestão), que preparou um e-book para orientar empresas sobre como lidar com a pandemia do Covid-19. Com base nos dados levantados, é possível definir as áreas mais preparadas para trabalhar de forma remota e quais delas precisam de maior investimento e de apoio dos gestores. “Se o equipamento for diferente do usado na empresa, é preciso que tenha as condições mínimas para permitir que o trabalhador exerça a atividade”, concorda Wolnei Ferreira, diretor jurídico da Associação Brasileira Recursos Humanos (ABRH-Brasil).

O dirigente da ABRH cita ainda a necessidade de estruturação de equipes de apoio à distância. “É possível que o equipamento usado pelo trabalhador tenha problemas”, diz.

Liderança importa

Gerenciar pessoas presencialmente é diferente de gerenciar de forma remota. Para começar, diz Ferreira, da ABRH, é preciso orientar a equipe sobre o ambiente de trabalho em casa, disciplina e cuidados com a saúde. O ideal, diz, é que o local de trabalho seja confortável, livre da interferência de crianças ou animais de estimação, e que permita ao profissional se concentrar. Além disso, o dirigente aconselha às empresas recomendarem que o trabalhador faça pausas e observe os horários de trabalho regulares, como faria no ambiente da empresa, sem se deixar levar por jornadas de 10 horas, 12 horas. “Do lado da liderança, é preciso ter cuidado para não invadir a privacidade do trabalhador. Evitar contato fora do horário de trabalho, ou nos intervalos. A não ser em casos de emergências”, afirma.

Outra medida importante, avalia o dirigente, é a liderança não se afastar e saber se colocar à disposição para ajudar. Seja através de vídeo conferências com a equipe, ou de ligações individuais, o ideal é manter contato frequente para saber como as coisas estão indo, se o trabalhador está com alguma dificuldade em algo, se precisa de suporte, afirma Ferreira.

É da liderança direta também o papel de garantir o moral da equipe, mesmo à distância. “Essa liderança é uma liderança nova, e é bastante importante. Tem que olhar tanto para o negócio, para as metas, alinhar expectativas, e também saber avaliar quanto os funcionários estão bem para executar o trabalho”, afirma Maria Eduarda, da Robert Half.

Entre as formas de se fazer isso, estão garantir que os profissionais estão fazendo reuniões por vídeo; montar uma agenda para que as pessoas tenham clareza das atividades que precisam desempenhar naquele dia; estabelecer metas e prazos claros. “O líder precisa entender o grau de maturidade da equipe e estar próximo todos os dias”, diz a consultora.

Quem não comunica…

Com a distância, a transparência e a clareza na comunicação ganham importância na gestão das equipes. “Como essa empresa está se comunicando com todos os colaboradores que já não estão ali no escritório? Como está comunicando as ações que está tomando? Qual o cenário nos negócios? São informações importantes para que as pessoas consigam executar seu trabalho”, afirma Maria Eduarda, da Robert Half.

Há dois níveis que precisam ser levados em conta no caso. No primeiro, mais institucional, são tratadas questões como a decisão da companhia de colocar equipes em home office, os canais que serão usados para anunciar mudanças na programação da quarentena, a adoção de estratégias de negócios emergenciais, novas metas e decisões da empresa em relação à manutenção de empregos e outras questões macro. Entram aí também informações sobre a burocracia do trabalho remoto: registro de horas trabalhadas, banco de horas, a quem e como enviar atestado médico em caso de afastamento por doença, já que com a quarentena não é possível a entrega direta do documento no RH, entre outras questões. “Essas coisas vão ter que ser mais explícitas, ficar mais claras para todo mundo. Tem um trabalho muito grande de comunicação agora. É preciso analisar as políticas, adaptar, avaliar juridicamente e comunicar muito bem”, diz Pedro Pimenta, sócio-diretor da PontoTel. “Com regras claras ninguém se sente lesado, e todo mundo cumpre o combinado”

Em um segundo nível, está a comunicação direta com os gestores imediatos, com os quais antes havia contato pessoal. Há uma série de novas ferramentas que ajudam na tarefa: Slack, Microsoft Teams, Skype, Whatsapp e Zoom, são alguns exemplos — a Zoom, que vem crescendo rapidamente, admitiu recentemente que enfrenta problemas de segurança. Mas, de acordo com especialistas em trabalho remoto, como Barbara Larson, professora de gestão da Northeastern University, em Boston, nos Estados Unidos, formas mais tradicionais, como uma breve ligação telefônica de dez minutos, para começar e encerrar o dia, também são bastante efetivas. “Tenha expectativas realmente claras para as comunicações do dia a dia”, disse a acadêmica em entrevista recente à BBC Worklife.

Outra recomendação frequente de especialistas é a de que a troca de informações com o superior direto seja frequente ao longo do dia, e que sejam mantidas esporadicamente reuniões em vídeo, para que as pessoas tenham a sensação mais próxima possível do contato no mundo físico. “Estamos acostumados a fazer reuniões pessoalmente, nas quais olhamos nos olhos das pessoas, vemos a linguagem corporal. Em uma teleconferência você não consegue saber isso. Muito menos em um mensagem por Whatsapp”, diz Maria Eduarda. “O objetivo com o vídeo é buscar uma proximidade maior. Colaboração e proximidade são palavras super importantes nesse momento. E como você vai se conectar e se aproximar do seu time, ou do seu fornecedor, se você não está vendo a pessoa?”.